03-6856-2002目次
外国人材を受け入れている企業にとって、「登録支援機関」の変更は決して珍しいことではありません。しかし、変更時には法務省への「随時届出」が必要で、提出期限や必要書類など、厳格なルールが定められています。
この記事では、登録支援機関を変更する際の手続きについて、提出期限、必要書類、提出方法などをわかりやすく解説します。また、失敗しない支援機関の選び方もご紹介します。
登録支援機関を変更したら「随時届出」が必要
登録支援機関とは、「特定技能」在留資格を持つ外国人が日本で安心して働けるよう、生活支援や職場定着支援などをおこなう機関です。企業はこれらの業務を自社で実施することもできますが、専門知識を有する外部の登録支援機関に委託するケースが大多数です。
委託先の登録支援機関を変更する場合、必ず「随時届出」を出入国在留管理庁へ提出する必要があります。これは「外国人の受入れ状況に関する変更」を届け出るためのもので、提出を怠ると罰則の対象となる場合があります。
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随時届出の提出期限は14日以内
登録支援機関の変更があった場合、その事実が発生した日（契約締結日や変更契約日など）から14日以内に「随時届出」をおこなう必要があります。これは出入国管理及び難民認定法に基づく義務であり、期限を過ぎた提出は正当な理由がない限り受理されません。
提出が遅れると、「支援責務の不履行」と判断され、次回の在留資格更新に影響が出る可能性もあるため、必ず期限内に手続きをおこないましょう。
登録支援機関の変更による届出に必要な書類
随時届出をおこなう際には、いくつかの添付資料が必要です。書類に不備があると受理されない場合があるため、事前にしっかり準備しておきましょう。
届出書
出入国在留管理庁が提供している「登録支援機関に関する届出書（様式第1号）」を使用します。必要事項を正確に記入し、記名押印した上で提出します。
記載内容には以下が含まれます。
- 変更の内容（旧・新の登録支援機関の情報）
- 契約開始・終了日
- 変更理由 など
変更内容を証明する資料
契約書の写しや委託契約解除通知書、新たな登録支援機関との契約書など、変更の事実を裏付ける資料が必要です。
契約書には日付、署名（押印）などの記載があり、法的効力がある文書であることが求められます。
身分を証する文書等を提示
届出者の本人確認書類（法人の場合は登記事項証明書や代表者の身分証明書）を提出します。また、提出者が委任を受けた担当者である場合は、委任状も必要です。
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登録支援機関の変更による届出の提出方法
届出の提出方法には主に以下の3通りがあります。それぞれのメリット・デメリットを理解し、最適な方法を選びましょう。
オンラインで提出する
出入国在留管理庁の「在留支援ポータルサイト」から電子申請が可能です。オンライン申請は24時間対応可能で、書類の物理的提出が不要なため、もっともスムーズな方法です。
また、不備のチェックが早いことや進捗管理がしやすいなどといったメリットもあります。
郵送で提出する
提出先の出入国在留管理官署に書類一式を郵送します。受領印や追跡番号のある簡易書留・特定記録郵便での発送が推奨されます。
提出先はこちらで確認できます。
出入国在留管理官署の窓口に提出する
最寄りの地方出入国在留管理官署へ直接持参して提出する方法です。その場で担当者からの確認を受けられるため、書類不備のリスクが低くなります。
提出先はこちらで確認できます。
登録支援機関を選ぶときのポイント
登録支援機関の変更は、単なる契約切替ではなく、外国人材の定着率や職場満足度にも影響する重要な判断です。以下のポイントを押さえて、信頼できる支援機関を選びましょう。
- 法令遵守の実績があるか（不正・違反の過去がない）
- 多言語対応や生活支援の体制が整っているか
- 企業の業種やニーズに合った支援ができるか
- 外国人材からの評価が高いか（継続率、定着率など）
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まとめ
登録支援機関を変更する際には、14日以内の「随時届出」が法律で義務付けられています。必要書類や提出方法に不備があると、企業にも外国人材にも不利益が生じる可能性があるため、確実に手続きを進めましょう。
支援機関の選定は、外国人材の就労環境を大きく左右します。信頼できる登録支援機関と連携し、法令遵守かつ安定的な外国人雇用を実現しましょう。
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