登録支援機関の更新手続き|期間や流れ、期間が過ぎてしまったときの対応を解説

登録支援機関の更新は5年ごと、有効期間満了日の半年前の月の初日〜4ヵ月前の月の月末までにおこなう必要があります。

今回は初めて登録支援機関の更新を迎える方に向けて、登録支援機関の更新手順や必要書類、期限を過ぎた場合の対処法などをわかりやすく解説します。

登録支援機関は5年ごとの更新が必要

登録支援機関は、登録してから5年ごとに更新が必要になります。

指定の期間中に更新申請をおこない、登録の継続が認められればそこからまた5年間、登録支援機関として業務に携わることが可能です。

更新の対象となる登録支援機関には、有効期限の7ヵ月前を目処にお知らせのハガキが届きます。

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登録更新申請ができる期間

登録支援機関の更新申請ができる期間は以下のとおりと定められています。

有効期間満了日の半年前の月の初日〜4ヵ月前の月の月末まで

特定技能制度がはじまった当初は、原則の期限は有効期限満了日の2ヵ月前までとされていましたが、2023年8月に現在の期限に変更されました。

登録更新のための申請は、審査が完了するまで2ヵ月ほどかかります。

申請期間の例

▼有効期間満了日が2025年4月1日の場合

 → 2024年10月1日〜2025年12月31日まで

▼有効期間満了日が2025年5月30日の場合

 → 2024年11月1日〜2025年1月30日まで

上記のように、契約満了日が何日であっても月初の1日からカウントされ、4ヵ月前の月末までの3ヵ月間が申請の期間となります。

登録更新の審査基準について

更新の申請をしてからの約2ヵ月は、申請中の登録支援期間に登録拒否事由がないか審査されます。下記に一つでも該当すると登録拒否通知書が交付され更新の許可が下りず、登録支援期間として継続することができなくなります。

1. 関係法律による刑罰に処せられ,その執行を終わり又は執行を受けることがなくなった日から5年を経過しない者
2. 心身の故障により支援業務を適正に行うことができない者,破産手続開始の決定を受けて復権を得ない者等
3. 登録支援機関としての登録を取り消された日から5年を経過しない者(取り消された法人の役員であった者を含む)
4. 登録の申請の日前5年以内に出入国又は労働に関する法令に関し不正又は著しく不当な行為をした者
5. 暴力団員等暴力団排除の観点から定める事由に該当する者
6. 受入れ機関や技能実習制度における実習実施者等であった場合において,過去1年間に自らの責めに帰すべき事由により行方不明者を発生させている者
7. 支援責任者及び支援担当者が選任されていない者(支援責任者と支援担当者との兼任は可)
8. 次のいずれにも該当しない者
 ア 過去2年間に中長期在留者の受入れ又は管理を適正に行った実績がある者であること
 イ 過去2年間に報酬を得る目的で業として本邦在留外国人に関する各種相談業務に従事した経験を有する者であること
 ウ 支援責任者及び支援担当者が過去5年間に2年以上中長期在留者の生活相談業務に従事した一定の経験を有する者であること
 エ ア~ウと同程度に支援業務を適正に実施することができる者であること
9. 外国人が十分理解できる言語による情報提供・相談等の支援を実施することができる体制を有していない者
10. 支援業務の実施状況に係る文書を作成し,雇用契約終了日から1年以上備え置かない者
11. 支援責任者又は支援担当者が一定の前科がある等の欠格事由に該当する者
12. 支援に要する費用を,直接又は間接に外国人に負担させる者
13. 支援委託契約を締結するに当たり,受入れ機関に対し,支援に要する費用の額及び内訳を示さない者

5年間の間に拒否事由に該当しないよう支援をおこなっていきましょう。

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登録支援機関の更新手続きをする際の流れ

登録支援期間の更新手続きは、以下の流れでおこないます。

①必要書類と手数料の準備

期間の更新をおこなうにあたって、まずは書類の作成と手数料を準備します。

手数料11,100円
必要な書類・手数料納付書
・登録支援機関登録の更新申請書
・登録支援機関概要書(更新用)
・登録支援機関誓約書
・支援責任者の就任承諾書及び誓約書
・支援責任者の履歴書
・支援担当者の就任承諾書及び誓約書
・支援担当者の履歴書
・支援委託手数料に係る説明書(予定費用)
・法施行規則第19条の21第3号ニに該当することの説明書
・法施行規則第19条の21第3号ニに該当することの説明書に係る立証資料

以下、法人の場合
・登記事項証明書(法人の場合)
・定款または寄附行為の写し
・役員の住民票の写し(マイナンバーの記載なし、本籍地の記載あり)
・登録支援機関の役員に関する誓約書

以下、個人事業主の場合
・住民票の写し(マイナンバーの記載なし、本籍地記載)
・主たる事務所の住所に係る立証資料(申請書に記入した住所が住民票の写しと異なる場合)

参照:登録支援機関の登録の更新申請に係る提出書類一覧・確認表

申請書は規定の様式があるため、それにしたがって書類を準備します。なお、手数料は現金ではなく収入印紙を貼り付けて支払います。

手数料は、更新申請が拒否された場合でも返金されないことを覚えておきましょう。

登録更新申請は行政書士に依頼することも可能

書類の準備に時間をかけたくない場合や、ややこしい手続きが苦手な場合は、書類の作成から申請までを行政書士に依頼することも可能です。

行政書士への依頼にかかる費用は15万円前後が相場です。期日までの日が浅いなどで対応を急がなければならない場合は、費用が追加されることもあります。

②窓口への提出または郵送で申請する

書類と手数料が準備できたら、窓口への提出または郵送で申請をおこないます。各自治体の申請先はこちらからご確認ください。

審査結果は郵送で交付されるため、返信用封筒を提出する必要があります。次のいずれかを同封しましょう。

  • 長形3号封筒(切手460円を貼り付けたもの)
  • 角形2号封筒(切手490円を貼り付けたもの)
  • レターパックプラス(赤色)

③通知書の交付

申請から約2ヵ月程度で、郵送にて通知書が交付されます。審査が通れば登録支援機関更新通知書、拒否事由に該当していれば登録拒否通知書の交付になります。

更新申請を期間内にできなかったらどうなる? 忘れて有効期間が過ぎてしまったら

前述のとおり、登録支援期間の更新申請は有効期間満了日の半年前の月の初日〜4ヵ月前の月の月末までです。もしもこの期間に間に合わなかった場合は、新規に登録申請することが強く推奨されています。

※登録有効期限が到来する月(対象月)の3か月前の月末を経過して申請する場合には、登録の有効期間内に登録の更新が認められず、申請手数料の返還を行うこともできないため、新規の登録申請を行うことを強く推奨します。

引用元:登録支援機関の登録更新申請

つまり、有効期間満了日まで残り3ヵ月を切っても申請すること自体は可能ではあるものの、審査が間に合わない可能性が高いため新規で登録申請をしたほうがよいということになります。

ここで注意したいのが、期間の満了日と更新完了までの間は新規に登録申請をおこなっても業務を継続することができないということです。このようなことにならないためにも、期日に余裕を持って申請をおこないましょう。

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登録支援機関の有効期間がわからないときは?

登録支援期間の有効期限は5年間ですが、正確な日付を把握できている事業者は少ないのではないでしょうか。そのような場合は、以下の2つの方法で確認できます。

登録支援機関登録(更新)通知書を確認

登録支援機関として新規で登録した際の通知書、もしくは前回登録を更新した際の通知書を確認してみましょう。

“有効期間”の項目に期間が記載されています。

登録支援機関登録簿の許可年月日を確認する

出入国在留管理庁のWebサイトでは、すべての登録支援期間が公開されている『登録支援機関登録簿』というものを閲覧することができます。Excelデータをダウンロードし、自社の情報を検索してみましょう。

登録支援機関登録簿では登録日のみを確認できるため、5年後の前日までが有効期間となります。

まとめ

登録支援機関の更新手続きを怠ってしまうと、支援業務がおこなえない期間が発生してしまうため、期限に余裕を持って準備をしておきましょう。更新手続きの概要は以下のとおりです。

登録支援機関の手続きの概要
申請時期有効期間満了日の半年前の月の初日〜4ヵ月前の月の月末まで
審査期間申請からおよそ2ヵ月程度
必要書類登録支援機関の登録の更新申請に係る提出書類一覧・確認表を参照
手数料11,100円(収入印紙)
申請結果の通知郵送にて送付
提出先申請者の本店または主たる事務所の所在地を管轄する出入国在留管理局

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